档案管理信息化建设成为备受关注的热点。企业、学校、政府单位等都需要档案信息化管理，以适应当今社会信息化、网络化的发展趋势。

档案管理信息化就是利用数字化、信息存储、数据库等技术，将传统的纸质文档、科技档案、人事档案等转变为共享，以获得最佳的工作效率。

电子档案管理系统是指将当前档案信息输入计算机，在计算机中构建档案数据库，并在计算机页面上显示各种档案信息，方便用户查询和借阅，实现科学化、规范化。对档案资源进行有效管理，为用户提供高效的档案利用服务。电子文件管理软件具有可靠性高、存储容量大、保密性好、寿命长等特点。

电子档案管理系统功能介绍

1. 文件类型管理：

档案的管理类型和结构可自由定义，符合国家标准。

2、文件属性管理：

属性分为系统标准属性和用户可自定义的附加属性，可按分类继承，并可调整自由匹配列表的显示属性，满足客户对不同类型档案属性管理的需求（例如物理档案和照片档案）。

3、档案信息收集：

提供属性创建、扫描创建、网页创建、批量创建等多种文件录入功能，支持Excel表格导入，形成案卷及文件中的目录，以及基于数字化文件批量对应上传的功能相应的信息，例如标题、文件号和序列号。

4.存档编辑功能：

文件归档和编辑功能，综合文件录入、纸质扫描文件导入、电子文件导入、批量录入、批量修改、综合文件表格打印等，可在一个界面上实现从文件到文件的全流程。

不同的用户可以根据授予的权限在不同的文件管理分类中进行排序，还可以利用归档编辑功能实现集中排序，甚至可以根据管理需要采用混合模式对归档文件进行排序，极大地提高了文件的管理效率。管理系统。档案员的工作效率和管理灵活性。

5、权限管理：

针对不同的管理对象（如不同的电子文件）可以采用不同的权限控制，可以提供使用权限和访问保密权限的二维权限管理。

6、号码管理：

文件登记可自动生成文件编号，统计文件数量和页数，完成文件归档

7、档案借阅申请：

当您只有阅读权限，但需要查看信息内容时，您可以向信息管理员申请借用电子文档。

8.文件利用率统计：

授权用户可以随时对文档使用情况、使用详情、使用排名进行自定义统计，包括事件和借阅人。不仅可以掌握文档的使用情况，还可以统计文档的使用情况。

9. 文件搜索：

支持关键词检索、有限属性组合条件检索、全文检索。

10、逾期档案管理：

根据国家规定和行业规定，档案有保存期限，超过保存期限的档案可以销毁。对于电子文件，当超过存储期限时，可以取消或删除，但如果存储空间允许，最好取消或转移存储。

电子档案管理系统基本功能规定

一、为了促进电子档案的科学管理，规范电子档案管理系统的建设，明确电子档案管理系统的基本功能，保证电子档案管理系统的真实性、完整性、可用性和电子档案的安全。

二、本条例所称电子档案管理系统，是指利用信息技术接收、整理、存储和提供电子档案的计算机软件系统。

三、本规定规定了电子档案管理系统（以下简称系统）的必备功能。系统建设应遵循先进、实用、安全、发展的原则。

4、适用于各级档案馆、机关、团体、企事业单位。

5、要实现与其他系统的功能集成、数据共享和交换，系统结构应开放。

6、电子档案管理系统的功能应具有可扩展性，应满足当前和可预见时间内的业务需求，并能够方便地扩展功能。

七、电子档案管理系统应灵活定义和部署支持电子档案管理的业务模型、工作流程和数据结构。

8、运行安全可靠，采用电子签名、数字加密、安全认证等技术手段保存电子文件管理关键业务流程记录，确保电子文件安全，防止未经授权的访问。

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