采购周期是一个细致的过程，需要大量的时间、金钱和劳动力。然而，虽然满足公司的需求是必要的，但可以通过实施全面的规划和自动化软件来简化。集成所有这些活动部件可以帮助企业建立合作伙伴关系、节省成本并提高利润。

随着业务扩展和订单量增加，管理内部和外部通信、费用和采购详细信息可能会变得很麻烦。如果没有适当的采购管理系统，各部门可能会错误地处理资金并扰乱采购流程。通过执行采购申请和订单，采购和财务可以保持对支出资金和预算的控制。各部门需要了解每种表格的使用方式以及它如何增强采购流程。

什么是采购审批管理系统？

采购申请或采购申请表是为请求采购订单而填写的文档。作为采购流程的第一步，需要采购申请来采购用品、服务并启动采购。公司采购部门制作申请表，报财务部门审批。一旦获得批准，采购流程就可以开始，管理层可以联系供应商。

但是，请求可能会因多种原因被拒绝，例如价格、订单大小或延迟提交。每个表格概述了订单详细信息，包括请求部门名称、公司地址、订单数量、产品描述、供应商名称和地点、订单报价、预计交货日期。请求中提供的详细信息越多，会计团队就能更好地协调采购。订单描述允许他们规划卸载和库存物品的物流需求，因此需要采购审批管理系统。

为什么企业需要采购审批管理系统？

企业需要采购申请，因为它可以创建易于准备审计、税务和财务报告的纸质记录。记录申请表还有助于：

简化采购流程

组织可以通过采购审批管理系统在采购请求的起草和审批中建立层次结构，从而有效地协调采购。概述步骤、权限和所需表格后，流程会变得更加简化且更易于管理。

检测企业内的欺诈行为

采购审批管理系统完成采购之前必须完成的强制步骤，使公司能够检测和防止欺诈活动。

提供更好的财务控制

采购审批管理系统为各部门建立了标准的审批流程，使公司能够全面控制超支。如果没有一套程序，组织可能很快就会失去资金追踪和费用控制。

采购审批管理系统的步骤

1.确定公司的需求

当公司认识到对商品或服务的需求时，循环就开始了。第一步是确定需求是内部需求（运营所需的材料）还是外部需求（用于销售的物品）。一旦确定了需求，财务部门就需要制定预算以进入下一阶段。

2.评估供应商

寻找供应商应依赖其满足公司价值观和商品质量标准的能力。标准应包括制造商的产量、声誉、及时性、可靠性和客户服务。供应商还必须提供有竞争力的价格，以降低企业的采购成本。寻找足够的供应商至关重要，因为它可以建立对双方都有利的长期关系。

3.协商价格并提交采购申请

一旦企业确定了供应商，双方必须就产品价格达成一致。此步骤称为签订合同，需要就涉及生产和交付的条款和条件进行协作。只有在合同中列出每个因素后，企业才能向其内部财务部门发送采购申请。财务顾问必须经过必要的流程并批准请求，然后才能最终确定订单。

4.下达采购订单

当公司最终能够从批准的供应商处购买商品或服务时，将创建采购订单。订单是一份合同，对企业和供应商具有法律约束力，要求其遵守双方商定的条款。出于审核和跟踪目的，采购订单要么手动记录，要么使用订购软件创建。

5.收到发票并下最终订单

当供应商收到并审核公司采购订单时，他们会退回发票。发票将描述产品、数量和价格，并注明最后付款的到期时间。如果企业与订单有任何差异，他们将有有限的时间联系供应商并进行更改。设定的截止日期过后，订单完成并开始生产。

6.支付货款并进行审核

公司按照约定的付款时间，在发货前或发货后支付货款。货物到达企业设施后，财务部门的应付账款团队必须检查发票并进行审核。该小组执行三向匹配审计，即匹配采购订单、发票和交货单中数据的应付账款流程。

7.更新记录

采购流程的最后一步是更新所有记录，以包含来自审计、发票和采购订单的信息。准确的簿记至关重要，因为它可以降低季度检查的复杂性并避免库存差异。

什么是采购订单？

采购系统中的下一步是检索采购订单(PO)。 PO 是起草并发送给外部供应商的文档。一旦采购申请获得批准，表单就会被分配一个采购订单编号（通常与申请匹配），并发送给供应商。 PO 发起交易并充当企业与供应商之间的合同。公司还应将所有采购订单归档到其会计系统中，以供将来参考和审计。

就像采购请求一样，采购订单需要包含特定信息，例如供应商名称、订单详细信息、付款条件、发票、送货地址、采购订单编号。当一个部门想要从另一部门购买商品或服务时，也可以提交采购订单进行内部交易。对于内部采购，必须提交跨部门采购订单以报告和监控交换，因为每个部门可能有单独的预算。

为什么企业需要采购订单管理系统？

根据经验，企业不应签订口头协议，因为这可能会带来许多风险，例如误解或操纵。在采购订单中，所有协议规范都得到澄清，以提高透明度并避免重复订单和付款问题等采购差异。随着您的业务扩展并需要可靠的跟踪系统来监控购买情况，这一点尤其重要。除了简化财务审计之外，采购订单还使公司能够捕捉到意外的价格上涨情况。如果供应商试图提高订单价格，采购订单将明确注明商定的价格。由于采购订单是具有约束力的合同，供应商必须遵守协议，否则将面临法律后果。记录采购订单有助于维持组织的财务健康，可以轻松查看以前的订单和检查费用。它们还通过提供有关装运和交货日期的信息，帮助物流经理促进无缝订单检索。

使用采购订单管理系统的好处

对于处理大批量订单的公司来说，采购请求和订单的实物文档可能会变得乏味。但是，企业可以通过采购订单管理系统实现采购流程自动化。采购订单管理系统解决方案负责监督采购流程，并以虚拟方式将企业与供应商连接起来，以简化采购订单。这减少了审批周期之间的等待时间并防止表格丢失。数字文档最大限度地减少纸张浪费，并创建一个高效的归档系统，以便根据特定供应商、日期和商品轻松检索文档。采购订单管理系统甚至可以与现有系统（例如库存跟踪解决方案）集成，以促进数据共享。系统集成增强了信息控制并确保每个部门都使用准确、实时的数据。

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