合同管理软件旨在创建、管理、跟踪、存储、保护和发送企业与其他方之间的合同和其他关键文档。然而，仅仅了解什么是合同管理软件并不能保证您最终会找到适合您独特业务需求的最佳解决方案，我们将引导您了解如何选择正确的合同管理系统。

什么是合同管理？

合同管理是指有人负责管理员工、供应商或其他方的合同。管理合同是一种被忽视的管理形式。合同管理是管理合同创建、执行和分析的过程，以最大限度地提高组织的运营和财务绩效，同时最大限度地降低财务风险。组织面临着降低成本和提高企业绩效的越来越大的压力。事实证明，合同管理是一个非常耗时的业务要素，这促进了对有效的自动化合同管理系统的需求。

合同管理系统用于管理法律合同的创建、谈判、签署、续签和数据分析。它使业务团队能够在一个统一的工作空间中大规模自助服务、签订协议并管理日常合同。大多数涉及承包商的复杂项目现在都使用合同管理软件，而不是依赖于纸质合同的手动管理。它已成为跟踪涉及成本的多种活动的重要工具，对于自动化管理、确保合规性、监控风险、运行报告和触发警报特别有用。除了这些类型的功能之外，合同管理软件系统还为员工提供一个集中存储库，使员工可以在一个地方快速访问所有合同。将合同存储在多个位置可能会延迟并扰乱合同流程。合同管理软件可以通过无代码或低代码开发平台自主开发，也可以选择个性化的定制开发服务，两种方式都可以满足需求。

合同管理系统的功能

公司的合同管理系统不仅列出了这些重要细节，还控制了公司卖家可能无法正常运作的风险。合同管理系统的功能包括：

仓储企业标准化合同

核心工作流程管理系统，用于促进和管理新合同的起草和执行。

适应供应商关系及其互动的灵活性

供应商到期的里程碑日历

合同生命周期内管理信息和活动的清单

合规监控

指示预期行为发生变化的警报

商定的交货时间表以及跟踪它们的能力

每个产品线和供应商的价格和预算。

记录存托凭证以持有公司使用的实时合同和标准合同。

任何事件管理问题。

要求主管部门对任何不遵守合同的行为作出回应。

征求建议书(RFP) 管理包括：基于模板的创建。创建交互式和动态的工作流程管理。贯穿整个生命周期的结构化RFP 管理。

合同管理，包括：基于模板的创建。创建交互式和动态的工作流程管理。整个生命周期的结构化合同管理。

将显示哪些合同的管理信息：具有最大的潜在风险、管理成本高昂、具有最大价值、即将续签、管理时间过长。

合同管理系统的优点

当公司达到足够规模或成长阶段时，往往会在合同管理上进行投资，这意味着合同数量正在失控。这里的风险很快就会增加，因此现在是控制这一过程的好时机。

以下是实施合同管理系统的一些主要好处：

优点一：更快

从最终模板进行修改比从头开始编写文档更快。以数字方式组织多个文档比每次手动组织要快得多。物理合同中涉及的手动流程、协作、谈判和签名都可以更快地进行。

优点二：协作

您的新雇主已向您发送了一份合同。您想接受，但开始日期错误。你必须给他们打电话；他们在Word 文档中进行更改，将其导出为PDF，打印，通过邮件发送，几天后就会送达。但他们弄错了你的地址。我们又去了。借助合同管理软件，各方都可以立即更改实时文档。

优点三：可共享

文件准备好后，可以将其链接通过电子邮件发送给所有相关方，无论是需要审阅该文件的同事还是需要签署该文件的交易对手。

优点四：可搜索

在数字系统中存储和管理合同意味着一定程度的可搜索性，与手动处理相比可以节省大量时间。在几毫秒内以数字方式找到具体结果显然比在文件柜中寻找线索更好。

优点五：安全性

过去，敏感合同的安全程度通常取决于其被锁在文件柜中的程度。合同管理系统通常使用加密和复杂的网络安全技术，将所有合同安全地锁定在多层密码后面。最好的解决方案具有极其强大的防御机制来保证数据安全。

优点六：定期备份

实物合同也容易因火灾和洪水等不可预见的事件而丢失或毁坏，这可能使当事人不确定自己的权利和义务。合同管理系统解决方案可以无限期存储文档并定期备份，以消除丢失风险。

优点七：可扩展性

如果您每月需要10 个销售协议突然变成500 个，那么您最不希望看到的就是法律瓶颈。用户依赖合同管理软件，因为他们可以快速增加创建的合同数量，而无需额外的人员或预算。解决方案需要易于采用才能成功扩展。

优点八：全球性

全球协议是企业不再需要承担的业务成本。用户现在可以立即使用合同管理软件来确保与世界另一端的客户签订服务提供商协议，并且无论身在何处都可以共享和协作处理法律文件。

优点九：无限性

公司可能需要保留数千份合同，这个数字只会随着时间的推移而增长。合同管理软件意味着这个存储问题是云存储问题，而不是仓库采购问题。找到合同也很容易，而不必从地下室挖出实际的副本。

选择合适的合同管理系统

在不断发展的过程中，随着业务量的积累，签订的合同数量逐渐增多，大量的合同信息需要人工处理。如果仍然按照传统方式管理合同，将会引发一系列问题。工作效率低下，合同信息核对过程麻烦，阻碍了企业的发展。推来客合同管理系统应运而生。所有合同信息统一在线管理，自动统计合同金额，记录合同违约信息、索赔信息、账单信息。通过使用此管理系统，您可以轻松管理所有合同文档、跟踪支出、协商更好的交易并降低财务风险。其他有益的成果包括有机会消除多余的库存、提高合同合规性和团队效率。

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